HR revizije: ključ za otkrivanje skrivenih rizika i povećanje efikasnosti

Kako timovi koriste naprednu tehnologiju i automatizovane sisteme, oslanjanje na takve metodologije bez „upotrebe ruku“ je poraslo. Međutim, ova povećana produktivnost može stvoriti lažni osećaj sigurnosti. Od ključne je važnosti da se ovi procesi ispitaju kako bi se otkrile potencijalne ranjivosti.

Razmotrite sledeća kritična pitanja da biste identifikovali područja izloženosti:

• Procesi usredsređeni na ljude: Gde se najčešće javljaju manuelne greške?
• Tehnološki fokusirani procesi: Kojim automatizovanim procesima nedostaje ljudski nadzor, što potencijalno dovodi do nedostataka u podacima ili neslaganja u informacijama?
• Finansijski i fiducijarni rizici: Sa kojim procesima su povezani najveći rizici?
• Zastareli procesi: Koji procesi nisu ponovo procenjeni tokom dužeg perioda?
• Uobičajene žalbe i greške: Koja su pitanja koja se ponavljaju kojima se bavi operativni tim za ljudske resurse i koji procesi su uključeni?
• Rad bez ograničenja: Koji zadaci su ograničeni na pojedinačne resurse?

Baveći se ovim pitanjima, organizacije mogu bolje da upravljaju rizicima i obezbede da su njihovi HR procesi efikasni i sigurni. Od ključne je važnosti da, kao rukovodioci ljudskih resursa (HR), održavamo svest o potencijalnoj izloženosti i uskladimo procese revizije u cilju borbe protiv ovih nedostataka. Procesi interne revizije su bitni iz raznih razloga. Oni mogu dovesti do objektivnih uvida, stvoriti mogućnosti za poboljšanje procesa, pomoći u upravljanju rizicima, poboljšati efikasnost i smanjiti greške koje mogu dovesti do finansijskih gubitaka ili kazni za nepoštovanje.

Proces revizije uključuje identifikaciju postupka koji će biti revidiran, a zatim izradu plana revizije koji uključuje vreme, izvore podataka, učesnike, nivoe pregleda i očekivanja u vezi sa izveštajem. Nije neuobičajeno da se plan revizije fokusira na jednu proceduru na početku procesa, a zatim da se proširi da bi uključio i druge probleme koje treba rešiti. Jasno definisanje ciljeva i očekivanja je centralno za uspešan proces revizije.

Rukovodioci ljudskih resursa bi trebalo da razmotre proaktivno ispitivanje procesa, uključujući:

• Integracije i ažuriranja platnog spiska: Obezbeđivanje tačne i blagovremene obrade platnog spiska
• Održavanje podataka o planu beneficija: Održavanje informacija o planu beneficija ažurnim i tačnim
• Procedure fakturisanja i usaglašavanja: Provera da se obračun i usaglašavanje obavljaju ispravno kako bi se izbegla finansijska neslaganja
• Godišnje aktivnosti pripreme i zatvaranja upisa: Pojednostavljivanje procesa upisa kako bi se poboljšalo iskustvo i učešće zaposlenih
• Integritet podataka dobavljača treće strane: Obezbeđivanje da su podaci od dobavljača trećih strana tačni i pouzdani.
• Iskustvo korisničke službe zaposlenih: Kontinuirano poboljšanje podrške koja se pruža zaposlenima kako bi se povećalo zadovoljstvo i angažovanje.

Iako sve revizije ne zahtevaju učešće treće strane, angažovanje u uslugama nezavisne organizacije može ponuditi značajne prednosti pružanjem objektivne perspektive zasnovane na stručnosti o predmetu. Učešće trećih strana može doneti sveže uvide, povećanu kredibilnost i osećaj hitnosti u proces revizije. Zainteresovane strane uložene u ishod revizije će steći poverenje kada nalazi i preporuke dolaze iz nepristrasnog izvora.

Dodatne prednosti uključivanja treće strane uključuju vrednost specijalizovane ekspertize i znanja o najboljim praksama koje proizilaze iz te specijalizacije. Spoljna perspektiva je posebno dragocena u strogo regulisanim procesima, gde su usklađenost i preciznost kritični i postoji potencijal za značajan rizik, uključujući novčane kazne i kazne. Ove vrste procesa su često povezane sa saveznim i/ili državnim propisima o platama/satovima i usklađenosti sa planom beneficija i fiducijarnim odgovornostima. Korišćenjem nezavisnih revizora, organizacije mogu da otkriju skrivene ranjivosti, primene vodeće prakse u industriji i obezbede temeljnu i nepristrasnu procenu svojih procesa.

Kada su u partnerstvu sa nezavisnim revizorom, rukovodioci ljudskih resursa treba da obezbede da revizor pripremi sveobuhvatan plan revizije. Ovaj plan treba jasno da identifikuje ključne tačke pregleda, da uspostavi detaljan vremenski okvir i uključi sastanke pre revizije kako bi se uskladili sa očekivanim ishodima. Ovi koraci su ključni za postavljanje jasnih očekivanja, osiguravanje temeljne pripreme i podsticanje efikasne saradnje tokom čitavog procesa.

Uzimajući proaktivan pristup kontroli procesa kroz korišćenje internih revizija i revizija trećih strana, kada je to potrebno, rukovodioci ljudskih resursa mogu da neguju kulturu stalnog poboljšanja, umanjuju rizike i obezbede da njihove organizacije ostanu usklađene i efikasne.

Izvor: BakerTilly