Pet načina za pripremu za reviziju

 Revizija ne mora biti složen i frustrirajući proces. Uz pravilnu pripremu, može se obaviti efikasno i pružiti značajnu vrednost vašoj organizaciji. Ključ uspešne revizije leži u jednom osnovnom principu – pripremi. Kako biste osigurali nesmetan tok revizije, preduzmite sledeće korake unapred:

Definišite svoje prioritete

Pre same revizije sastavite listu godišnjih aktivnosti koje smatrate najznačajnijima i dostavite je revizorskoj firmi unapred, kako bi imali vremena da je pregledaju i postave pitanja. Takođe, posvetite vreme razgovoru sa revizorima o promenama u vašoj organizaciji tokom protekle godine i o tome kako bi te promene mogle uticati na prioritetna područja revizije.

Na ovaj način, revizor će moći da osmisli plan revizije koji uključuje vaše prioritete i pruži uvide koji će vam pomoći da ih bolje sagledate, čime se povećava korisnost same revizije za vašu organizaciju.

Uspostavite sistem za praćenje podataka

Organizovanje podataka može značajno olakšati proces revizije, smanjujući vreme koje vi i revizor provodite u traženju dokumenata – što, zauzvrat, smanjuje troškove. Zato je implementacija (i dosledna upotreba) sistema za praćenje podataka od izuzetnog značaja. Dobar sistem pomaže u održavanju reda i ubrzava završetak revizije.

Postoji više pristupa praćenju podataka. Platforme za elektronsko skladištenje fajlova omogućavaju evidenciju istorije učitavanja važnih dokumenata i praćenje statusa zahteva u realnom vremenu. Alternativno, možete razviti sopstvenu aplikaciju ili jednostavno kreirati strukturisan direktorijum u mrežnoj arhivi vaše organizacije.

Bilo koji od ovih metoda pomoći će u održavanju reda tokom revizije i omogućiti revizorima da rade efikasno. Takođe, olakšaće vam naknadni pristup dokumentima, uključujući pripremu za narednu godišnju reviziju.

Učestvujte na “kickoff” sastanku

Početni sastanak ključan je za uspešnu reviziju. Ovaj sastanak pruža priliku da razgovarate o svojim potrebama, rešite logistička pitanja, osvrnete se na prošlogodišnju reviziju i postavite očekivanja za tekuću godinu. Takođe, usklađivanje svih učesnika na početku procesa doprinosi većem stepenu zadovoljstva i boljim rezultatima.

Pre početnog sastanka, sarađujte sa revizorom na izradi dnevnog reda kako biste osigurali da diskusija bude strukturisana i korisna za obe strane. Pripremite sva pitanja unapred kako biste iz sastanka izašli sa jasnim razumevanjem obima i strategije revizije.

Teme koje treba obraditi uključuju:

• Poslovne aktivnosti i transakcije iz tekuće godine (i njihov uticaj na reviziju)
• Neodgovorena pitanja iz prethodne revizije
• Implementaciju preporuka iz prethodne revizije
• Odgovor organizacije na prošlogodišnji revizorski izveštaj i izveštaj o unutrašnjoj kontroli
• Status preliminarnog rada i početnih zahteva za informacijama

Pripremite svoj tim

Iako je nezavisnost ključna u odnosu između revizora i revidiranog subjekta, proces revizije zahteva visok stepen saradnje. Vaši zaposleni će morati da komuniciraju i sarađuju sa revizorima tokom čitavog procesa. Priprema tima unapred smanjiće poremećaje u svakodnevnom radu tokom prisustva revizora, čime se minimiziraju gubici produktivnosti.

Kako biste pripremili svoj tim za sezonu revizije, ohrabrite ih da uključe pomoć revizorima u svoje redovne zadatke i, ako je potrebno, oslobode deo vremena u rasporedu. Razmislite o zakazivanju redovnih sastanaka sa revizorima kako biste osigurali da oni imaju sve potrebne informacije. Saradnička atmosfera značajno olakšava proces revizije za sve uključene strane.

Planirajte vremenski okvir za testiranje i pregled

Revizor će izraditi plan revizije koji predviđa okvirno vreme potrebno za završetak svakog segmenta procesa. Tokom rada, revizorski tim će vas obaveštavati o eventualnim promenama u planu. Postizanje dogovora o vremenskom okviru za svaki korak revizije pomoći će vam da se pridržavate rokova. Ovaj plan treba da uključuje i vašu reviziju nacrta revizorskog izveštaja pre njegove finalizacije i objavljivanja.

Proaktivan pristup reviziji omogućava stvaranje uslova za nesmetan proces koji donosi maksimalnu korist vašoj organizaciji.

Izvor: BakerTilly